1. Tổng quan về việc thành lập công ty xây dựng
Ngành xây dựng luôn thuộc nhóm ngành có nhu cầu cao và ổn định. Khi một cá nhân hoặc nhóm kỹ sư muốn làm việc chuyên nghiệp, ký hợp đồng rõ ràng, tham gia các dự án lớn, hoặc mở rộng quy mô kinh doanh, việc thành lập công ty xây dựng là lựa chọn phù hợp. Một công ty có tư cách pháp nhân giúp chủ doanh nghiệp nâng cao uy tín, tăng cơ hội đấu thầu và đảm bảo sự minh bạch khi giao dịch với khách hàng.
Để thành lập một công ty xây dựng đúng pháp lý, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ các yếu tố nền tảng như vốn, tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, hồ sơ pháp lý và các thủ tục thuế sau khi được cấp phép.
2. Xác định vốn điều lệ phù hợp
Vốn điều lệ là mức vốn doanh nghiệp tự đăng ký và chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đó. Theo quy định hiện hành, ngành xây dựng không yêu cầu mức vốn tối thiểu. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc số vốn phù hợp với:
- Quy mô dự định hoạt động: nhận sửa chữa nhỏ hay thi công tổng thầu?
- Khả năng tài chính của người góp vốn.
- Yêu cầu từ phía đối tác trong một số gói thầu lớn.
Vốn điều lệ cao không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng mức vốn quá thấp có thể khiến khách hàng nghi ngờ khả năng tài chính. Ngoài ra, người góp vốn phải hoàn tất việc góp trong vòng 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy đăng ký kinh doanh.
3. Đặt tên doanh nghiệp
Tên công ty xây dựng cần đảm bảo ba yêu cầu chính:
3.1. Đúng cấu trúc quy định
Tên doanh nghiệp gồm:
- Loại hình doanh nghiệp (VD: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…)
Tên riêng.
- Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng Hưng Phát
3.2. Không trùng hoặc gây nhầm lẫn
- Tên phải khác hoàn toàn với doanh nghiệp đã đăng ký. Người sáng lập nên tra cứu trước trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để tránh bị từ chối hồ sơ.
3.3. Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục
- Các cụm từ phản cảm, nhạy cảm, trái đạo đức đều bị cấm.
- Ngoài tên tiếng Việt, doanh nghiệp có thể đăng ký thêm tên tiếng Anh và tên viết tắt để thuận tiện trong giao dịch.
4. Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
- Doanh nghiệp xây dựng có thể lựa chọn một trong năm loại hình sau:
- Doanh nghiệp tư nhân
- Công ty TNHH 1 thành viên
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Công ty Cổ phần
- Công ty hợp danh
Mỗi loại hình có ưu – nhược điểm riêng. Trong lĩnh vực xây dựng, hai mô hình được lựa chọn nhiều nhất là:
4.1. Công ty TNHH 1 thành viên
Phù hợp khi chỉ có một chủ sở hữu.
Quyết định tập trung và dễ quản lý.
4.2. Công ty TNHH 2 thành viên hoặc Công ty cổ phần
- Phù hợp khi có nhiều người góp vốn.
- Có khả năng mở rộng lớn và tham gia những dự án có giá trị cao.
Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm pháp lý và cơ chế quản trị. Vì vậy người thành lập cần cân nhắc kỹ để tránh phải thay đổi loại hình sau này.
5. Địa chỉ trụ sở công ty
Trụ sở doanh nghiệp là yếu tố bắt buộc khi đăng ký. Có hai điểm cần lưu ý:
- Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở.
- Với chung cư có chức năng thương mại, cần giấy tờ chứng minh quyền được kinh doanh.
Trụ sở có thể đặt tại nhà riêng nếu được phép kinh doanh theo quy định địa phương. Ngoài ra, địa chỉ phải rõ ràng: số nhà, đường, phường, quận, tỉnh/thành phố.
6. Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, bộ hồ sơ sẽ gồm các tài liệu khác nhau. Các giấy tờ phổ biến gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của thành viên góp vốn.
- Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư
- Nộp online tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp
Thời gian xử lý thông thường là 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ sai hoặc thiếu, doanh nghiệp sẽ phải chỉnh sửa, gây kéo dài thời gian. Với người không quen các thủ tục pháp lý, việc nhờ luật sư hỗ trợ là cần thiết để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
7. Công việc cần hoàn tất sau khi có Giấy đăng ký doanh nghiệp
Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không đồng nghĩa công ty có thể hoạt động ngay. Doanh nghiệp xây dựng cần hoàn thành thêm các bước:
7.1. Khắc dấu công ty
Công ty tự quyết định hình thức và số lượng con dấu.
7.2. Mở tài khoản ngân hàng
Tài khoản dùng để giao dịch, nhận thanh toán và nộp thuế.
7.3. Mua chữ ký số và hóa đơn điện tử
Chữ ký số dùng để khai thuế online. Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành.
7.4. Kê khai thuế ban đầu
Bao gồm đăng ký nộp thuế điện tử, thông báo sử dụng hóa đơn, kê khai theo quy định của Chi cục Thuế.
8. Điều kiện năng lực để thi công công trình
Ngoài thủ tục thành lập công ty, để tham gia các gói thầu xây dựng hoặc nhận thi công công trình, doanh nghiệp phải bảo đảm:
- Năng lực thi công phù hợp với cấp công trình.
- Chỉ huy trưởng công trình có đủ chứng chỉ hành nghề.
- Thiết bị thi công bảo đảm an toàn, chất lượng.
Những yêu cầu này không phải thủ tục khi thành lập doanh nghiệp nhưng là điều kiện cần khi công ty đi vào vận hành thực tế.
9. Đăng ký bảo hộ thương hiệu và logo
Đây là thủ tục không bắt buộc nhưng rất cần thiết với doanh nghiệp xây dựng. Việc bảo hộ thương hiệu giúp:
- Tránh bị đối thủ sao chép thương hiệu.
- Tăng giá trị nhận diện doanh nghiệp.
- Bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.
Đơn đăng ký sẽ được nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ và thường mất từ 12–18 tháng để cấp văn bằng bảo hộ.
10. Kết luận
Việc thành lập công ty xây dựng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng từ vốn, tên gọi, loại hình doanh nghiệp đến hồ sơ pháp lý và các thủ tục thuế. Khi hoàn thành đầy đủ các bước, doanh nghiệp sẽ có nền tảng pháp lý vững chắc để hoạt động, tham gia đấu thầu và ký kết hợp đồng chuyên nghiệp. Nếu cần sự hỗ trợ chuyên môn về thủ tục pháp lý, nhiều đơn vị luật có thể hỗ trợ từ khâu tư vấn đến hoàn tất hồ sơ.
